MTÜ Ida-Virumaa Koolitus privaatsusteade

1. Andmekaitse põhimõtted

1.1 Isikuandmete vastutava töötleja tutvustus ja kontaktid

1.2 Isikuandmete vastutavaks töötlejaks on MTÜ Ida-Virumaa Koolitus (registrikood 80050271, edaspidi koolituskeskus).

1.3 Pakume oma klientidele erinevaid täiskasvanutele, noortrlr ja lastele suunatud koolitusi ja seega puutume kokku oma teenuse pakkumise käigus klientide isikuandmetega.

2. Isikuaandmete kogumine, töötlemine ja säilitamine Kõikide teenuste osutamiseks küsime oma klientidelt järgmiseid andmeid:

 ees- ja perekonnanimi,

 isikukood,

 kontaktandmed (telefon, e-posti aadress, elukoha aadress).

2.1 Ülaltoodud andmeid kogub ja kasutab koolituskeskus selleks, et täita nii üldiselt õigusaktidest tulenevaid kohustusi kui ka selleks, et täita kliendi ja koolituskeskuse vahel sõlmitavat lepingut (näiteks koolitusega seotud organisatoorse info ja koolitusmaterjalide edastamiseks, osalemise kohta kinnituse küsimiseks, arvete saatmiseks ja kõikvõimalike täpsustuste tegemiseks).

2.2 Maksuseadustest tulenevalt vajab koolituskeskus kliendi nime ja aadressi arve koostamiseks.

2.3 Täiskasvanute koolituse seadusest tulenevalt peab koolituskeskus väljastama koolitusel osalenutele tõendeid ja tunnistusi, millele tuleb märkida veel lisaks ka koolitusel osalenud isiku ees-ja perekonnanimi ning isikukood.

2.4 Kliendi nimi, isikukood ja kontaktandmed on vajalikud ka võimalike vaidluste ja kaebuste lahendamisel (näiteks maksekäsu kiirmenetluse algatamine).

2.5 Klientide kontaktandmeid kasutab koolituskeskus vajadusel ka turunduslikel eesmärkidel (nt koolituskeskuse poolsed reklaamkirjad järgnevate koolituste kohta, uudiskirjad jms) edastamiseks, kuid seda vaid juhul, kui klient on andnud meile selleks nõusoleku (kas kursuse lõpus täidetavatel tagasisidelehtedel või ennast kursusele registreerudes meie registreerimisvormis).

Teil on võimalus oma nõusolek igal ajal tagasi võtta mispeale koolituskeskus enam teile omapoolseid pakkumisi ei saada.

3. Kõikide teenustega seonduvalt klientide isikuandmete töötlemine

 sõlmitud lepingud/esitatud tellimused;

 maksekohustuste täitmise andmed (esitatud arved, maksegraafiku andmed, laekumised, võlgnevused jms);

 kirjavahetus seoses lepinguga (teated, pretensioonid, avaldused, võlateatised, lepingu lõpetamise teated jms).

Need andmed on meile vajalikud selleks, et omaksime ülevaadet meievahelisest lepingulisest suhtest ning saaksime sõlmitud lepinguid ja esitatud tellimusi nõuetekohaselt täita, samuti selleks, et kajastada osutatud teenuste andmeid korrektselt oma raamatupidamises (raamatupidamise- ja maksuseadustest tulenev kohustus). Samuti on need andmed vajalikud võimalike kaebuste ja õigusvaidluste lahendamisel (tegemist on meie õigustatud huviga).

4. Kellega me teie isikuandmeid jagame

4.1 Koolitustel osalejate kohta peab koolituskeskus edastama andmed koolituse eest maksjale (nt tööandja, Töötukassa vms). Nimelt on lõpptellijal õigustatud huvi saada andmeid selle kohta, mille eest ta tasu on maksnud.

4.2 Koolitusel osalejate kohta edastab koolituskeskus andmed (ees- ja perekonnanimi ja e-maili aadress) koolitust läbiviivale lektorile, kuna lektori üheks ülesandeks on kontrollida, kas koolitusel osalevad registreeritud isikud ja kes registreeritud isikutest on kursuse vältel kohal ja kes puudub. Lisaks üsna paljude koolituste puhul lektor edastab õpilastele e-maili peale õppematerjale.

4.3 Õpilastele tunnistuste/tõendite väljatrükkimiseks kasutab koolituskeskus koopiaettevõtte teenust. Seetõttu edastame isikute ees- ja perekonnanime ning isikukoodi tunnistuste/tõendite trükkimiseks koopiaettevõttele

4.4 Koolituskeskus võib vajadusel kasutada info edastamiseks ettevõtte teenuseid, mis tegeleb otseturundusega või masspostitusega.

4.5 Kliendi maksekohustuste rikkumise korral võib koolituskeskus edastada andmed võlgnevuste kohta (sh kliendi isikukood, maksehäire tekkimise ja lõppemise kuupäev ning võlgu olev summa) teavet maksehäireregistrisse. Lisaks, maksekohustuste rikkumise korral võib koolituskeskus sellega seotud andmeid edastada ka inkassoettevõtetele, õigusnõustajatele, kohtutele ja muudele isikutele ja asutustele, kes tegelevad vastava menetlusega.

5. Kuidas me teie isikuandmeid hoiame

5.1 Kasutame oma asjaajamise korraldamiseks ja dokumentide hoidmiseks infohaldussüsteemi, millele on isikliku parooliga juurdepääs üksnes meie töötajatel.

5.2 Töötajate töölepingutes, aga ka lektoritega sõlmitavates käsunduslepingutes on ettenähtud kliendiandmete saladuses hoidmise kohustus ning vastutus selle olulise kohustuse rikkumise eest.

6. Kui kaua me andmeid säilitame Isikuandmete, sealhulgas isikuandmeid sisaldavate dokumentide säilitamisel lähtume põhimõttest, et andmeid säilitame üksnes seni, kuni see on vajalik eesmärgi täitmiseks, milleks andmeid kogusime, või seni, kuni andmete säilitamine on seadusest tulenevalt kohustuslik. Arvestades, et peaaegu kõik meie poolt kogutavad isikuandmed on seotud sellega, kellele ja kuidas me oleme teenust osutanud, siis võivad need andmed omada tähendust ka võimalikes õigusvaidlustes. Seega oma õigustatud huvide kaitsmiseks lähtume andmete säilitustähtaja määramisel maksimaalsetest aegumistähtaegadest, mis on nõuete esitamiseks seadusega ette nähtud – see on 10 aastat lepinguliste suhete lõppemisest.

7. Kliendi õigused seoses isikuandmete töötlemisega Kliendi õigused on sätestatud Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määruses (EL) 2016/679, 27. aprill 2016, füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise.