Обучающая фирма: MTÜ IDA-VIRUMAA KOOLITUS

Регистрационный номер: 80050271

Э-почта: ivkoolitus@gmail.com

Название курса : Офисный работник

Объём курса, aк.ч : 240

Цена(содержит НСО) : 2500€

 

Группа учебных программ и основа для их разработки

Группа учебной программы: секретарская- и офисная работа.

Основа для разработки учебных программ:

Цель и результат обучения

Цель: приобретение профессиональных знаний и умений для квалифицированной, самостоятельной работы офисным работником, исходя из того, что офисный работник занимается:

• обеспечением бесперебойной работы делопроизводства в организации,
• обслуживанием внутренних и внешних клиентов.
• документированием работы в пределах своей компетенции, оказывает техническую поддержку (в т.ч. ввод данных, документирование, размножение, сканирование).
• передачей информации,
• обслуживанием деловых встреч и др,
• постоянным пополнением профессиональных знаний и усовершенствованием навыков

Результаты обучения. Учащийся к концу обучения

• основные законы и нормы, регулирующие трудовую среду и трудовые отношения
• основные законы и нормы, регулирующие профессиональную деятельность офисного работника
• знать и следовать нормам профессиональной этики
• знает и следует правилам техники безопасности и правилам охраны труда
• знает принципы оформления документов;
• знает принципы использования оргтехники и умеет разумно использовать оргтехнику (копировальные аппараты, сканеры, принтеры, презентационное оборудование и т. Д.), помогать сотрудникам и организовывать обслуживание оргтехники.
• в своей работе старается общаться как на русском, так и на эстонском языках.
• руководствуется Кодексом этики секретарской работы
• самостоятельно организовывать свою работу;
• работать с информацией и данными
• в соответствии с действующими нормативными актами составлять необходимые документы, акты и отчеты
• должен уметь оформлять свою документацию на компьютере
• перенаправлять телефонные звонки руководству и сотрудникам организации;
• регистрировать поступающие телефонные звонки;
• получать необходимую информацию и передавать санкционированную информацию
• встречать посетителей, получать первичную информацию о посетителях
• организовывать деловые мероприятия
• вести журнал записи посетителей;
• содействовать оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;
• вести прим и передачу документов посетителей руководству и сотрудникам организации;
• уметь сервировать чайно-кофейный стол в офисе;
• приготавливать напитки (чай, кофе, прохладительные напитки);
• Знает и соблюдает законодательство о защите личных данных и правила защиты конфиденциальной служебной информации
• Улучшает свой кругозор и профессиональные знания, участвует в непрерывном обучении.

Целевая группа и условия для начала обучения

Курс рассчитан на взрослых людей, имеющих как минимум среднее образование и желающих приобрести профессию работника офиса.

Предполагается, что у кандидата на обучение имеются хорошие компьютерные навыки: основы использования компьютера и Интернета, обработка текстов и таблиц, создание презентаций, использование баз данных и информационных систем, веб-обработка и обработка изображений и владение эстонским языком на уровень В2

Общий объём обучения, его структура, учебная среда и учебные пособия

Объем обучения: 240 академических часов:

• 178 а. ч. – теоретического обучения
• 2 а. ч. – итогового экзамена
• 30 а. ч. – производственной практики
• 30 а. ч. – самостоятельной работы

Среда обучения: Аудиторное или онлайн обучение. Теоретическое обучение проходит аудитории учебного центра или в онлайн-среде Zoom. Помещения и оборудование отвечают нормам техники безопасности и требованиям санитарии и гигиены, а также требованиям закона о пожарной безопасности и требованиям закона о электробезопасности. Для участия в онлайн среде Zoom необходимо иметь компьютер, смартфон или планшет и постоянное подключение к интернету.

Учебные классы находятся: Narva mnt. 40, Jõhvi, Kalevi tn.19 Kohtla-Järve ja Hariduse 1A, Sillamäe 1.на первом этаже, недалеко от автобусной остановки (до 3-5 минут ходьбы),так же имеется бесплатная парковка для автомобилей.

Количество учащихся в группе 4-12 человек.

Учебное пособие: Все учащиеся снабжаются учебным материалом, материал современный, адаптированный по уровню сложности и к особенностям взрослых, к целям и задачам данного курса обучения. Каждому участнику выдается индивидуальная учебная папка, которая остается у него и после обучения.

Описание процесса обучения, в т.ч. содержание обучения, методы обучения и материалы

Процесс обучения: Теоретическое обучение, самостоятельная работа и практика по руководством в аудитории и на рабочем месте. В ходе самостоятельной работы обучающийся просматривает видеозаписи, сдает тесты, пишет работу на заданную тему. Обучение проходит 2-4 раза в неделю по 3-4 академических часа и длится 3-5 месяцев.

Cодержание обучения

1. Организация и обеспечение офисной работы Рабочее место и должностные обязанности офисного работника

2. Трудовое право

3. Офисные помещения:
• техника безопасности (соответствие помещений требованиям безопасности труда),
• уборка (внешний вид офисного помещения, чистота, декоративные элементы, цветы, публикации и т. д.),
• учет и заказ товара (потребность в хозяйственных товарах, канцелярских товарах, и инвентаре).

4. Организация и проведение деловых мероприятий
• документированное обслуживание
• недокументированное обслуживание

5. Работа с периодическими изданиями. Заказ, обеспечение доступности, хранение

6. Работа с оргтехникой
• виды оргтехники (копировальные аппараты, сканеры, принтеры, презентационное оборудование, факсы и т).
• организация обслуживания
• рациональное обслуживание

Деловая и организационная культура

1. Этика и обеспечение хорошей рабочей среды
2. Обслуживание внутренних и внешних клиентов

• работа в приёмной,
• организация приёма посетителей,
• приём сотрудников по текущим вопросам,
• приём сотрудников по личным вопросам,
• приём посетителей из других организаций,
• приём командированных,
• приём делегаций
• ответы на телефонные звонки, переадресация и регистрация звонков
• стандарты телефонного общения.
• секреты успеха телефонных переговоров.
• тембр голоса, интонация, дикция. Требования к правильной речи. Правила и трафареты учтивой беседы,
• входящие и исходящие звонки,
• начало и завершение телефонного разговора
• обновление информации во внутренней и внешней сети, передача уведомлений, информационных бюллетеней, пресс-релизов, напоминаний и т. д. в соответствии с инструкциями, выбор подходящих способов передачи

3. Основы психологии общения

4. Работа с претензиями и возражениями

Делопроизводство (управление документами)

1. Понятие «документационное обеспечение управления» (делопроизводство). Организация делопроизводства
2. Понятие о документе. Информация и документ. Функции документа
3. Понятие «бланк документа». Виды бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.
4. Составление и оформление бланков и реквизитов документов
5. Подготовка документов
6. Составление протоколов и заметок в соответствии с заранее определенным форматом Копии и выписки из документов
7. Документооборот и сроки
8. Реестр документов, почта, электронная почта и т. д
9. Систематизация документов и их хранение. Номенклатура дел

Практическая работа в аудитории

1. Создание таблицы «Основные документационные и организационные операции офиса»
2. Знакомство с законодательством о Защите личных данных и частной жизни
3. Составление и оформление бланков и реквизитов документов.
4. Составление плана подготовки совещания.
5. Разработка дизайна корпоративной визитной карточки
6. Проведение тренинга «Организация приёма посетителей»
7. Проведение тренинга «Первые действия при приёме телефонного звонка, переадресация звонков».
8. Проведение тренинга «Позитивный ответ на телефонный звонок»
9. Проведение ролевой игры «Сервировка стола»

Производственная практика

Методы обучения: Лекция, семинар, групповая работа, практические занятия, самостоятельная работа.

Список учебных материалов: Учебные материалы подготовленные лекторами

Оценка, т.е. условия окончания обучения. Ученик принял участие в аудиторных занятиях, прошел практические занятия.

• необходимо в полном объеме пройти как теоретическое обучение, так и практическое,
• сдать отчет и получить зачет по производственной практике
• сдать итоговый экзамен (тестовое задание, как минимум 80% правильных ответов).

Критерии оценки:

• Учащийся находит нужную информацию в раздаточных материалах
• Умеет идентифицировать проблемы, формулировать ключевые альтернативы, предлагать решения или рекомендовать действия
• Умеет работать с документами

Метод оценки:

Письменный тест (охватывает пройденные темы)

Содержит:

• вопросы типа «да», «нет»
• предлагается продолжить высказывания
• дать определения
• ситуационные задачи
• составление документа

Документ об окончании:

• Аттестат об окончании с оценочным листом, если выполнены требования для завершения обучения (получены результаты обучения).
• Справка в случаях, когда результаты обучения не были получены, но учащийся принял участие в обучении или когда учащийся частично участвовал. Справка выдается по количеству посещенных контактных часов.

Квалификация лекторов:

1. профессиональное образование в сфере учебной программы курса (квалификация подтверждается документом об образовании),
2. практический опыт преподавания не менее 120 академических часов
3. опыт работы в той же области не менее 1 года.

Лекторы: https://ivkoolitus.ee/teachers.php